Mit der Verordnung der Bundesministerin für Justiz zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung – COVID-19-GesV, BGBl II Nr. 140/2020) werden die Details zur Abhaltung von virtuellen Versammlungen geregelt.

 

Unter einer „virtuellen Versammlung“ wird eine Versammlung verstanden, bei der alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind. Für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung sind, soweit in der VO nichts anderes geregelt wird, dieselben gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen einzuhalten, wie für eine sonstige Versammlung dieser Art.

 

Die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Falls einzelne, höchstens jedoch die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind.

 

Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, ist von jenem Organ oder Organmitglied zu treffen, das die betreffende Versammlung einberuft. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch die Interessen der Teilnehmer angemessen zu berücksichtigen. In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.

 

Sonderbestimmungen zur Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft

 

Für die virtuelle Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft ist es auch ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht, wobei der einzelne Aktionär dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Ergänzend sind die Bestimmungen über die Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) sinngemäß anzuwenden.

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann auch eine Übertragung der Hauptversammlung in Echtzeit und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

 

Wenn die Hauptversammlung einer börsenotierten Gesellschaft, einer Gesellschaft, deren Aktien über ein multilaterales Handelssystem gehandelt werden oder einer Gesellschaft mit mehr als 50 Aktionären übertragen wird, so kann vorgesehen werden, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. Als besondere Stimmrechtsvertreter hat die Gesellschaft zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen vorzuschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen. Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft.

 

Hat eine Aktiengesellschaft die Einberufung ihrer Hauptversammlung bereits vor der Kundmachung dieser Verordnung im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, so reicht es auch aus, wenn die Information, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen, ab dem 14. Tag vor der Hauptversammlung bereitgestellt werden. Falls diese Informationen nicht auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, sind sie den Aktionären auch ohne entsprechendes Verlangen unverzüglich zu übersenden.

 

Die erfolgen Klarstellungen zur Durchführung von virtuellen Versammlungen sind zu begrüßen. Ob die neuen Möglichkeiten in der Praxis angenommen werden und welche neuen Herausforderungen damit verbunden sein werden, wird die Zukunft weisen. Insbesondere die Details zum und die Implementierung von „besonderen Stimmrechtvertretern“ sind völlig offen.

 

(Dr. Gabriele Meusburger-Hammerer, Stand 10.4.2020)